El Fondo Nacional de Becas (FONABE) es una iniciativa del Gobierno de Guatemala que busca apoyar a los y las guatemaltecas a iniciar, continuar o finalizar sus estudios de educación superior o formación técnica a través de becas completas y parciales, con el fin de reducir las brechas de desigualdad en el sistema educativo y aumentar el acceso de los y las guatemaltecas a una educación de calidad. Con este objetivo en mente, el equipo de la Dirección de Administración de Becas y Crédito Educativo (DABCE), a cargo de FONABE, ha trabajado con El Taller de Innovación Pública (El TIP) para agilizar los procesos de postulación y, en general, mejorar los servicios que presta la institución a la población guatemalteca.

Desde El TIP, entendemos la innovación como una práctica metodológica orientada a promover soluciones que agreguen valor público a los servicios, procesos, productos o formas de gestión del Estado, situando a las personas en el centro y promoviendo el trabajo colaborativo entre actores. Para ello promovemos 6 fases: indagación, inmersión, definición, ideación, experimentación y adopción.

La ruta de innovación de FONABE, en la fase de indagación, inició con una sesión preliminar en donde el personal a cargo del fondo, con el apoyo metodológico de El TIP, utilizó herramientas de pensamiento de diseño para sistematizar sus experiencias y recopilar información sobre el contexto, los actores involucrados y las condiciones actuales del proceso de otorgamiento de becas del fondo. A partir de esta sesión se pudo definir un problema inicial sobre el cual la institución podía trabajar para encontrar soluciones innovadoras. Además, se identificaron hipótesis, objetivos y un camino metodológico para recopilar información sobre el problema.

El equipo de la DABCE planteó el siguiente problema inicial:

Los preseleccionados del Fondo Nacional de Becas están experimentando lento avance en el otorgamiento de su beca porque hay dificultades institucionales y personales para la conformación y validación de los expedientes.

Una vez identificado el problema inicial, se realizaron 22 entrevistas a usuarios (preseleccionados y becarios del programa), un grupo focal y una entrevista contextual con el personal de FONABE, con el objetivo de comprender de manera profunda la experiencia de los usuarios, tanto desde la perspectiva de quienes postulan a las becas como de quienes ya han sido beneficiados, así como del personal interno que participa en la gestión, revisión y seguimiento de los expedientes. En esta fase, desde El TIP se proporcionaron herramientas metodológicas para diseñar los instrumentos de recolección de datos y sistematizar los resultados.

A través de un taller de empatía, el personal de FONABE pudo comprender conceptos clave de la innovación pública y realizar ejercicios prácticos de elaboración de mapas de empatía, analizar el viaje del usuario obtenido con la información de las entrevistas a usuarios, así como el flujo real del proceso interno construido a partir del grupo focal y la entrevista contextual. Con esto, se encontraron 10 hallazgos clave de la investigación cualitativa.

Utilizando los cuadrantes de priorización de problemas públicos, el equipo de la DABCE retomó los hallazgos de las entrevistas, el grupo focal y las herramientas de innovación aplicadas para identificar los desafíos de innovación que tuvieran mayor factibilidad institucional e impacto para el usuario. En esta fase fueron identificados tres desafíos de innovación:

1. ¿Cómo podríamos adecuar el proceso de aplicación acorde al tipo de beca para que los preseleccionados puedan completar su documentación de forma ágil?
2. ¿Cómo podríamos agilizar la obtención de documentos académicos y de respaldo para que las personas preseleccionadas dependan menos de otras personas e instituciones?
3. ¿Cómo podríamos brindar información oportuna para que los preseleccionados puedan saber en qué etapa del proceso se encuentran y sentirse orientados?

La fase de ideación consistió en generar múltiples ideas de solución a los tres desafíos de innovación identificados por el equipo interno. En El TIP se facilitaron espacios para que el equipo pudiera explorar y desplegar sus ideas en un entorno creativo y colaborativo.

• Sesión de ideación: en esta sesión, los 20 participantes fueron motivados a pensar en todas las ideas posibles de solución acordes a los desafíos seleccionados. Se asignó un equipo a cada desafío de innovación. Esta fase, altamente creativa, permitió la identificación de 90 ideas de solución a los desafíos públicos, que luego se agruparon por similitud y se categorizaron, para posteriormente priorizarlas y seleccionar aquellas que más les llamaba la atención, fueran más factibles de realizar y tuvieran un mayor impacto en la experiencia del usuario.
• Mentorías de maduración y ajustes de solución: con el apoyo metodológico de El TIP, los equipos identificaron la manera de enfocar sus ideas a un proceso real. Como producto de ambas mentorías, los equipos pudieron definir una idea de solución concreta, su potencial de desarrollo y el valor público que aportarían.

Transformar el primer contacto del usuario en la plataforma con una experiencia guiada que clasifique la postulación desde el inicio de forma clara.

• Segmentación por tipo de beca y registro simplificado.
• Árbol de decisión interactivo para determinar qué tipo de apoyo necesita el usuario. ¿Ya sabe qué quiere estudiar y dónde, o necesita orientación vocacional? Esta solución propone integrar un apoyo de orientación vocacional previo a la postulación.
• Filtro geográfico por departamento para ubicar centros de estudio y su oferta local.

Sincronización técnica directa entre FONABE y las instituciones educativas para obtener documentos generales y agilizar la conformación de los expedientes.

• Portal de autogestión de documentos: interfaz para que las instituciones educativas socias carguen directamente documentación general solicitada para los expedientes (ej.: pénsum por carreras, calendarios académicos…).
• Automatización documental: el sistema extrae automáticamente la información de las instituciones socias, eliminando la necesidad de que los postulantes lo gestionen físicamente y disminuyendo «el peregrinaje del usuario».

Optimización de la ruta de postulación y sistema de alertas de doble vía (usuario y técnico).

• Visualización de la ruta crítica de postulación, para que el usuario, una vez preseleccionado, pueda tener presente en la plataforma los grandes pasos del proceso y con ello disminuir la ansiedad por no saber qué sigue o cuánto falta.
• Sistema de alertas becarias: enfocado en el recordatorio de vencimiento de plazos, avisos al cambiar de fase y alertas al técnico cuando el ciudadano realiza enmiendas o carga documentación al sistema.
• Recursos de orientación: microtutoriales de los pasos donde más comúnmente hay reprocesos o errores.

En marzo de 2026, los equipos iniciaron la fase de experimentación realizando prototipos de baja resolución y testeo, para construir una versión inicial y económica de las soluciones, recoger retroalimentación real de los usuarios y ajustar la solución a partir de datos concretos. En esta fase se realizó una sesión de prototipado donde los tres equipos elaboraron un prototipo de «baja resolución» y concretaron objetivos para empezar el proceso de testeo. Posteriormente, se realizó un primer testeo con 40 usuarios preseleccionados del FONABE en San Marcos y Quiché.

En agosto 2026, los equipos realizaron ajustes a sus prototipos e integraron los hallazgos de la fase de experimentación y llevaron sus prototipos a alta resolución.

El camino que ha emprendido el equipo de FONABE demuestra que la innovación pública no consiste únicamente en incorporar nuevas tecnologías o rediseñar procedimientos, sino en transformar la manera en que las instituciones comprenden y responden a los problemas públicos. Al situar a las personas usuarias en el centro del proceso, escuchar sus experiencias, experimentar con soluciones y aprender antes de implementar cambios a gran escala, FONABE ha fortalecido sus capacidades para ofrecer un servicio más accesible, ágil y pertinente.

En los próximos meses los equipos se dedicarán a cerrar la fase de experimentación para presentar al Comité Interno del Fondo Nacional de Becas los resultados, hallazgos y el plan para la adopción institucional. Este aprendizaje abrirá el camino hacia la implementación de las soluciones, en donde las iniciativas podrán integrarse de manera sostenible en la gestión institucional, cumpliendo con uno de los objetivos de El TIP: que las ideas innovadoras no se queden en un ejercicio metodológico, sino que se conviertan en mejoras concretas que transformen la experiencia de la ciudadanía y fortalezcan la capacidad del Estado para responder a los desafíos públicos.